22 januari 2016

Door Frans Soeterbroek

Reacties

1 reacties

Tags

institutionele logica, lobby, proces, relationele logica, ritselen, systeemwereld, vertrouwen, waardecreatie

Zeg het voort

over de logica van relaties en systemen

Een van de leukste trainingsprogramma’s waar ik aan meewerk is de leergang ‘strategisch positioneren en lobby’ . Mijn bijdrage bestaat uit het uitdagen van de deelnemers om strategisch te opereren vanuit een houding van lichtvoetigheid en onbevangenheid i.p.v. strategisch spel. Een dankbare rol kan ik verzekeren.
Ik lever die bijdrage meestal op de dag dat de deelnemers, vooral ambtenaren van gemeenten, hun verslag doen van interviews met  burgers, netwerkpartners en collega’s. In al die verhalen zie ik een paar mooie rode lijnen waar vooral 2 verhaallijnen die ogenschijnlijk tegenstrijdig zijn me intrigeren. Enerzijds het pleidooi voor wat ik institutionele logica noem (regel de verantwoordelijkheden en processen goed en hou je daaraan) en anderzijds een pleidooi voor de relationele logica (ga buiten de systeemwereld om, het gaat immers om de goede contacten en onderling vertrouwen). Hoe ga je om met de aanwezige spanning tussen beide logica’s? Zo wil iedereen die met de gemeente zaken moet doen graag iemand tegenkomen met het mandaat om namens de hele organisatie op te treden (institutionele logica) alsook persoonlijke ingangen hebben om buiten de systemen om wat te regelen en te ritselen (relationele logica). En iedereen hunkert naar eenheid en consistentie van beleid en bestuur (institutionele logica) maar tegelijkertijd ook naar voldoende flexibiliteit om al die regeltjes en procedures te kunnen omzeilen en persoonlijk maatwerk te leveren (relationele logica).

Twee logica’s die je allebei nodig hebt
Eigenlijk heb je beide logica’s nodig. De relationele logica maakt systemen zacht en vloeibaar, vatbaar voor verandering en gevoelig voor de menselijke maat. De institutionele logica schept kaders, spelregels, rechten en plichten voor die relaties waardoor we weten wat we aan elkaar hebben en willekeur wordt vermeden. Wie probeert alleen via de institutionele logica te werken bouwt een bureaucratisch monster waar iedereen zich achter kan verschuilen en wie alleen de relationele logica hanteert bouwt een cultuur van ritselen en cliëntelisme. Daarbij krijgen alleen de mensen met de beste contacten en het meeste geld iets voor elkaar en ben je puur afhankelijk van de goodwill van mensen waar je toevallig mee te maken hebt.
Dus wie voor een van de logica’s kiest kan van een koude kermis thuiskomen. Want wie zo graag dat duidelijke aanspreekpunt bij de gemeente wil hebben kan te maken krijgen met een type accountmanager die behoorlijk formeel is en alle sluipwegen naar soepelheid afsluit. En wie  vertrouwt op de goede informele contacten staat met lege handen als de betrokken ambtenaar ineens weg is.

Ik kom regelmatig initiatiefnemers tegen die via de relationele logica veel voor elkaar krijgen maar daar geen genoegen mee willen nemen. Ze willen dat de systemen beter worden zodat zij en anderen niet afhankelijk blijven van de goodwill van individuele ambtenaren en niet alles wordt opgelost met (vaak tijdelijke) uitzonderingen op de regels. Ze strijden tegen de  onderonsjes tussen bestuurders van gevestigde partijen in de achterkamertjes en willen niet dat ze via hetzelfde mechanisme of in een veilig hoekje buiten dat systeem zaken voor elkaar moeten krijgen. Ook veel ambtenaren hebben last van de spanning tussen beide logica’s. Het is niet fijn om aangestuurd te worden op je relationele repertoire maar afgerekend te worden op formele procedures , afspraken en taken.
Hoe ga je dan wel verstandig met de botsing der logica’s om? Ik zie in de praktijk drie manieren om dat echt goed te doen.

Samen schakelen tussen de logica’s
Het helpt op bij een concrete vraag wat vaker expliciet de vraag te stellen: wat zouden we nu moeten doen als we de institutionele logica toepassen en wat als we de relationele logica toepassen? En daar dan een conclusie aan verbinden die als het goed is recht aan beiden doet. Een voorbeeld:  een tijdelijk initiatief in de stad wil van die tijdelijkheid af en een duurzame overeenkomst voor gebruik van een gebouw op grond waar een andere bestemming op rust. Vanuit de relationele logica ga je op zoek naar ingangen voor gedoogconstructies en regelruimte waarbij je aanpassing van het bestemmingsplan en in het vastgoedbeleid niet nodig hebt. Vanuit de institutionele logica ga je onderzoeken wat er gebeurt als je die formele lijnen wel in gang zet. Wat kun je uit beide lijnen gebruiken?

Van systemen relaties maken
Hierbij neem je niet als uitgangspunt dat je om het systeem heengaat maar ‘poppetjes’ die symbool staan voor het systeem aanwijst en deze medeplichtig maken aan het oplossen van het  vraagstuk. We blijven even bij ons voorbeeld. De initiatiefnemer voelt zich van het kastje naar de muur gestuurd tussen ambtenaren die helpen en ambtenaren die blokkades opwerken. Je haalt vanuit het principe ‘heel het systeem aan tafel’ al die ambtenaren (en wellicht ook 1 of 2 wethouders) bij elkaar en je maakt hen samen verantwoordelijk voor de vraag; hoe maken we dit initiatief mogelijk en hoe brengen we versnelling en soepelheid in procedures? Zo krijgt ‘het systeem’ een gezicht en besmet je die met een relationele logica.

Patronen in ritseloplossingen als bron van systeemaanpassing
Regels en systemen worden meestal aangepast als de praktijk er al niet meer bij past. Dus het is logisch om de patronen in pogingen buiten de systemen om te gaan op te sporen en daar die systemen op aan te passen. De ritseldeals zijn dan de kraamkamer voor nieuwe systemen.  In ons voorbeeld: als er heel veel gesanctioneerde pogingen zijn om van het bestemmingsplan af te wijken dan kun je er voor kiezen om die flexibiliteit structureel in te gaan bouwen bij de overgang van bestemmingsplannen naar het nieuwe systeem van omgevingsplannen.

Dit helpt om beide logica’s vruchtbaar te verbinden. Maar er zijn vast nog wel meer wegen. Ik ben uiteraard benieuwd naar jouw ervaringen met de spanning tussen die institutionele en relationele logica en of je andere oplossingen ziet op er mee om te gaan.

---